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2015-12-17

マイナンバー制度対策を片付けた(中小企業版)

ブタでもわかる!?マイナンバー制度対策(中小企業・初級編)

 

こんにちは、トン十郎です。

お久しぶりです。

 

マイナンバー制度って、なかなか難しいですね~。

就業規則や特定個人情報取扱規定で、しばらく遊んでいました。

 

今日は、作成した規定や帳票などについて、その概要をご紹介したいと思います。

中小企業(100人以下)も義務、マイナンバー制度への対応

 

「義務」を抱えて困り顔のトン十郎と、従業員のストームトルーパーたちのイラスト

 

中小企業でも、従業員や従業員の家族のマイナンバーを取り扱う以上、それが漏えいしないよう、さまざまな対応が必要になります。

 

マイナンバー制度に対応するには、具体的に何が必要か?

今のところ、国はマイナンバー制度に関するモデル規定を作らないそうなので、なかなか大変です。

 

では、どうしよう?

講習会に行くのも、もちろん良いでしょう。

私は、特定個人情報保護委員会事務局の「中小企業向け はじめてのマイナンバーガイドライン」から入りました。

マイナンバー制度に関する就業規則の改定

 

就業規則の追加・変更について

 

必ずしも就業規則を変更する必要はないようです。

でも、変更しないと企業にも従業員にも、かえって面倒なことが増えそうです。

 

ここは悩まず、就業規則に次のようなものを追加しました。

・会社は、皆さんの個人番号を下記の利用目的のみで使いますとし、利用目的を列記します。

・入社誓約をしたら、個人番号も教えてください。

・会社から個人番号の提出を求められた場合は教えてください。(服務規律)

・特定個人情報の取扱いには、細心の注意を払ってください。(服務規律)

・特定個人情報を漏らし、あるいは漏らそうとしたときは、懲戒解雇かも(制裁)

・細かいところは、特定個人情報等取扱規程を見てください。

 

こんな感じです。

就業規則変更の難易度は、それほど高くありませんでした。

特定個人情報の基本方針

 

特定個人情報の基本方針

 

中小企業の基本方針の策定は、義務ではありません。

でも、次に述べる規定に比べれば全然難しくありません。

義務でないのが、不自然に感じるほどです。

迷わず作りました。

特定個人情報等取扱規程

中小企業は規程を作らなくても良い、と書いてあるサイトもありますが、中小企業でも安全管理措置などは要求されます。

これも、悩まず作ることにしました。

 

取扱規定は、次のような項目立てにしました。(概要)

1、総 則

 ・目的

 ・個人番号の利用目的

2、安全管理措置

 (1)組織的安全管理措置

   ・組織体制

   ・事務取扱担当者の責務

 (2)人的安全管理措置

   ・教育・研修

   ・取扱状況の記録

   ・情報漏えい等への対応

   ・取扱状況の監査

 (3)物理的安全管理措置

  ・特定個人情報等の取扱区域の管理

  ・盗難等の防止

  ・持出す場合の漏えい等の防止

 (4)技術的安全管理措置

  (機器及び電子媒体での管理は行わないことにしました)

3、特定個人情報の取得

4、特定個人情報の利用

5、特定個人情報の保管

6、特定個人情報の提供、開示

7、特定個人情報の廃棄・削除

8、特定個人情報の取扱いの委託

マイナンバー制度に関する周知徹底、依頼文書

従業員や扶養家族、国民年金第3号被保険者など、マイナンバー制度について周知徹底したり、個人番号の提供を依頼したりするための文書を作りました。

1、マイナンバー通知カードの厳重保管等について

 

マイナンバー通知カードの厳重保管等について

 

・マイナンバー通知カードは、厳重に保管してください。

・マイナンバーが必要な手続きに関係のない他人には絶対に知られないように。

・個人番号を、パソコンやスマホに入力しておくことも避けるべきです。

など

2、個人番号関連 ケース別手続き方法

・入社した時、または今回のマイナンバー制度導入時

・扶養家族、国民年金第3号被保険者に増減があった時

・住所が変更になった時

・個人番号カード、通知カードを紛失した時

など

3、個人番号関係事務処理に必要な個人番号等の提供のお願い

 

個人番号関係事務処理に必要な個人番号等の提供について(お願い)

 

利用目的を明らかにして、文書で具体的に提供をお願いします。

(対象:従業員、扶養家族、国民年金第3号被保険者、報酬支払先、不動産賃貸人)

マイナンバー制度に関する提出帳票類

 

個人番号提出用紙(個人用)

 

実際に個人番号を取得する時の帳票を用意しました。

決まった様式を準備する必要はないのですが、あった方が整理しやすいです。

・個人番号提出用紙(本人用、扶養家族用)

・委任状兼個人番号提出用紙(国民年金第3号被保険者用)

・個人番号及び本人確認書(報酬支払先用)

・個人番号及び本人確認書(不動産賃貸人用)

 

加えて、もし個人番号の提供を拒否する人がいた場合の帳票も準備しちゃいました。

・個人番号提供拒否についての確認書

・個人番号提供拒否を確定するまでの記録

マイナンバー制度に関する記録帳票類

 

特定個人情報の取り扱い状況の記録

 

教育や監査の記録、そして最も大切な取扱状況の記録帳票を作りました。

これらの帳票に、確実に記録していくことが求められています。

・特定個人情報に関する教育等の計画及び実施結果

・監査記録

・特定個人情報の取扱状況の記録

・特定個人情報の法定保存期間一覧

マイナンバー制度対策をやってみて

いかがでしたか?

作った規定や帳票類をまとめただけなので、わかりにくかったかもしれません。

ネット情報を参考に一つずつ抑えていけば、何とかなると思います。

 

そういったものを作るよりも、本当に大切なのは…

・従業員に、マイナンバー制度について正しく理解してもらうこと。

・基本方針や規定どおりに、正確に安全に運用すること。

 

マイナンバー制度は、よくわからないことが多いです。

企業の手さぐり状態は、まだまだしばらく続くと思います。

もし運用方法に不具合があったら、柔軟に変更していくことも大切でしょう。

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