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2019-09-20

ざっくり高速!大事な書類、いらない書類の見分け方

書類を溜めすぎてしまった場合、どこから手をつけたらいいかわからなくなってしまうことがあります。そんな時のために、ざっくり高速に、大事な書類、いらない書類を見分ける方法を解説します。

書類を分けている写真

次のようなご質問もいただいています。

一口に書類と言っても本当に様々なものがありますから、正直に言うと、とても書き切れるものではありません。

この記事では、ごく一般的な書類についてご説明します。

1、ざっくり!封筒に書かれた文字に注目する

郵便物の場合、封筒に書かれている文字でも、ある程度は大事な書類かどうかを見分けることができます。

転送不要などと書かれた封筒の写真

その一例をご説明します。

書留

書留は、郵便局員が手渡しで配達しますから、大事な書類の可能性が極めて高いです。一般書留、現金書留、簡易書留の3種類があります。

書留を見つけたら、必ず中身を確認しましょう。

転送不要

転送不要と書かれた郵便物は、宛名の人物がその住所に住んでいない場合、転送しないで差出人に戻されます。

キャッシュカードやクレジットカードなどの入った重要書類は、「転送不要」として取り扱われることが多いです。

内容証明

内容証明郵便とは、差出人、受取人、文書の内容、差出日・受取日を郵便局が証明してくれるものです。

重要書類と思って、間違いないでしょう。

親展

「宛名の本人に読んでもらいたい」という意思を伝えるために、「親展」という言葉が書かれています。

重要な情報が書かれている可能性があります。

重要書類在中、請求書在中など

受取人に必ず読んで欲しい場合、「重要書類在中、請求書在中」などと書き、注意を促します。

必ず中身を確認しましょう。

封筒に書かれた文字で見分ける

これらは、差出人からの「読んでね」メッセージです。

「大事な書類、いらない書類の見分け方」の最初の一歩です。

2、ざっくり!封筒のイメージに注目する

郵便物が届くと、こんなイメージを持ちませんか?

この直感は、当たる確率がかなり高いです。

しかし、派手か地味かだけで大事な書類・いらない書類の判断をするのは、さすがに無謀すぎるので、少し掘り下げてみます。

派手な色使いのもの

「派手な色使いのもの」は、たいていはダイレクトメールです。

差出人がお店などで、封筒に「重要書類在中、請求書在中」などと書かれてなければ、いらない書類と判断して良いと思います。

ダイレクトメールの写真

せこい私は、郵便物が届くとお得な情報がないか念のためチェックしますが、残念ながらときめいたことはありません。

また、ダイレクトメールにお得な情報が書かれていたとしても、古いものには価値がありません。

地味な色使いのもの

「地味な色使いのもの」には注意が必要です。

市役所から送られてきた封筒の写真

国や地方公共団体、年金機構、銀行、クレジット会社、保険会社などからの封筒は、そんなに派手ではありません。

「何だよ〜、面倒だな〜!」と思っても、中身をチェックしてください。

3、細かく!種類別の見分け方

1〜2のステップで、ざっくり仕分けたら、次は細かいチェックをします。

以下の内容は、あくまで私の判断基準です。自己責任でご利用くださるようお願いします。

ダイレクトメール、カタログ、チラシ

お得な情報が載っているから、とりあえず取っておこうと思っていませんか?

「とりあえず取っておく」を繰り返すと、大変なことになります。基本的に、全部捨てる方針で分けてみて、本当に特別なものだけを一時保管しましょう。

ダイレクトメール、カタログ、チラシを処分するだけで、相当スッキリするはずです。

レシート・領収書

レシート・領収書は、そんなに邪魔になるものではありませんが、財布の中やテーブルの上にたくさんのレシートがあると、運気もテンションも下がりそうです。

あとで必要になるかもしれないものを除き、家計簿に入力次第、すぐに処分しましょう。

レシート・領収書の判断基準は、比較的簡単ですね。

取扱説明書

ほとんどの取扱説明書はインターネットで読むことができますから、処分しても問題なさそうです。

取扱説明書の写真

私の場合、値段の高い製品・あまり流通していない製品の取扱説明書は取っておきますが、数万円以下のものは、すぐに捨てています。

クレジットカード利用明細

完璧にチェックしたいのなら、買い物をした時に受け取ったクレジットカードのレシートと、毎月送られてくる利用明細を照合し、さらに引き落とされた金額と照合するというステップだと思います。

私は、利用明細に変なものが書かれてなければ、すぐに捨てます。

給与・賞与明細、源泉徴収票

給与・賞与明細は、賃金の未払い請求の時効が2年なので、2年は保管した方が良いでしょう。

給与明細の写真

源泉徴収票は、確定申告の関係から5年間分はとっておいた方が良いと思いますが、一生分取っておいても、それほど場所を取るわけではありません。私は、永久保管扱いにしています。

通帳

古い通帳を取っておいても、ほぼ見直すことはありません。

古い通帳の写真

私は、2世代前の通帳まで取ってあり、それ以前のものはすべて処分しています。

入出金履歴を発行してくれるサービスもありますから、心配な方は、事前に取引銀行に確認しておくと良いでしょう。

その他の重要書類

保険証券、年金手帳、マイナンバー、土地建物の権利書(登記識別情報)、不動産売買の契約書などの証書や契約書は、永久保管扱いにします。

保険証書、年金手帳の写真

また、税金・年金の通知書、年末調整の時に必要な書類、介護施設の利用実績などは、一時保管とします。

手紙、ハガキ

手紙やハガキは、特別なものを除き、なるべく処分したいところです。

心配な場合は、写真を撮っておけば捨ててしまっても安心です。

学校関係の書類

・催し物のお知らせは、用事が済むまで保管します。

・内容がわかれば良いものについては、読み終わったら処分します。

・テストは、すべて保管しておくと大変なことになります。学期ごと、学年ごとに、まとめて処分する方法はいかがでしょうか。

・通知表は大した量ではないので、捨てなくても良いと思いますが、本人が捨てて欲しいと思っているケースも多そうです。

4、まとめ

たくさん溜めてしまった書類を何とかしようと思うのであれば、今まで捨てられなかった理由を明らかにしておく必要があります。

案外「③お得な情報が載っているから」と「④面倒だから」が主な原因になっているような気がしますが、いかがでしょうか?

逆に言えば、その二つをクリアすれば、かなり書類を減らせます。

ちょっと経験を重ねれば「大事な書類、いらない書類」を簡単に見分けられるようになるはずです。ぜひ、チャレンジしてみてください。

次の記事では、書類整理・収納方法と書類の電子化について解説しています。

ズボラ書類整理・収納方法!手紙、ハガキ、契約書…

5、ご質問にお答えします

「連続で集中して作業できる時間はどれくらいでしょうか?」というご質問をいただきました。

兼子

どのくらいでもイケます

竹内

半日、4時間は集中できます

岡本

約2時間。休憩までは集中してやります

宮井

およそ2時間くらいかと

中野

2時間くらい

2時間位作業したら、小休止する方が続けられると思います

安永

1時間弱。夏より冬の方が集中できます

小田

だいたい1時間くらいだと思います

「どのくらいでもイケます!!」という強者もいますが、集中できるのは、だいたい2時間くらいでしょう。

最後に、高橋の回答をご覧ください↓↓↓

室内は90分、海は120分

室内でも、海のように頑張って欲しいものだと思いました(´・ω・`)


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コメント8件

 sara | 2019.09.20 11:54

いつも楽しく拝見しています。

紙の処分にいつも困っています。
ことに郵便物には住所や名前などの個人情報があり
そのままポイと捨てる訳にもいきません。
かと言っていちいちシュレッターにかけたり、黒マジックで塗り潰すのもしんどい時があります。
また、カタログなどで、ビニール袋に貼り付けてある時も処理を迷います。

何か良い工夫があったら教えてください。

 片付けトントン | 2019.09.20 13:19

saraさま。
いつもありがとうございます。
確かに、紙類を処分する時の個人情報部分の取り扱いは気になるところですね。
私の場合は、個人情報の書いてある部分を手でちぎり、さらに手で荒く細かくして、生ごみと一緒の袋に入れ、捨てています。生ごみと一緒ならば、よほど見られることもないだろうと思っています。
カタログのビニールの部分も、手でちぎって可燃ゴミにしています。
参考になりましたでしょうか?
今後とも、ご愛顧のほど、よろしくお願いします。

 あっちゃん | 2019.09.20 21:10

片付けトントンの皆様、いつもハードな現場、お疲れさまです。
毎回楽しみに拝見してます!
紙処分で困るのは、アパートの賃貸借契約書です。
1人暮らしをして13年、先日5回目の引っ越しを終えました(笑)
以前住んでた時の賃貸借契約書って、どうしたらいいのかわからず、そのまま持って引っ越しをしています。
一応全部PDFにしてるので、1件前以外は廃棄してもいいかな?と思いつつも何故か保管…。
でも今日のブログを読んで、廃棄しよう!って思いました。
ありがとうございました!

 片付けトントン | 2019.09.21 7:33

あっちゃんさま。
部長の森です。
いつも、動画やブログをご覧いただき、ありがとうございます。
お引越し、お疲れさまでした!私も若い頃は何度も引越しましたが、面倒ですよね。
「賃貸契約書1件前以外は廃棄」は正解だと思います(私もそうします)。
コメント、ありがとうございました!

 先日はアドレス通りさっさと寝たおばさん | 2019.10.03 20:33

部長様、教えてください。

税金をペイジーで支払った場合、まっさらな納付書が手元に残りますが、取っておくべきですか?(ちなみに固定資産税です)

判断がつかずテーブルに山積みとなっていて、その光景は恥ずかしながら、箱庭のゴミ屋敷のようです。アドバイスよろしくお願いします!

 片付けトントン | 2019.10.04 8:03

先日はアドバイス通りさっさと寝たおばさんさま(^^)
部長の森です。
ペイジーは使ったことがないのですが、履歴は残るはずなので、納付書は必要というわけではないと思います(私は、当該年度1年分だけ取ってあります。保管の方法は、写真でも良いと思います)。
箱庭のゴミ屋敷!素晴らしい表現です。
私も、家のことでやらなければいけないことを、ためてしまいました。お互いに頑張りましょう!
コメント、ありがとうございました。

 アドバイスをアドレスと打ち間違えたおばさん | 2019.10.04 19:53

部長様、早速ありがとうございます。
仕事が慌ただしいと家の事務仕事が溜まりますね。

ペイジーで完了すると銀行からメールがくるので、それは履歴として取っておきます
納付書はアドバイスを参考に以下のように頑張ります!

①今年の以外捨てる
②今年は一括払いしたので、同封の分割払い用は捨てる

部長様のご家庭の、一刻も早いタスク完了をお祈りしています!ありがとうございました!

 片付けトントン | 2019.10.05 9:55

アドバイスをアドレスと打ち間違えたおばさんさま。
部長の森です。
アドバイスをアドレスと打ち間違えたおばさんさまのハンドルネームのバージョンアップが私の予想を超え、コメントいただいた内容が上の空になってしまいそうです。
慎重に考えた結果、アドバイスをアドレスと打ち間違えたおばさんさまのプランは、正解だと思います。
私のタスクは、先週の日曜日には来週の土日にやろうと思っていましたが、今日になって、来週は必ずやろうと決心いたしました。そのようにしてタスクがたまっていくのだと思います(^^)
コメント、ありがとうございました!

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