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2020-03-01

ざっくり高速!ズボラ書類整理方法_手紙、ハガキ…

オフィスだけでなく家庭でも書類整理は悩みの種。次々と届く手紙やハガキなどの郵便物、たまり続ける領収書やレシート、電化製品のマニュアルなどなど、「もうやめて〜」という気持ちになりませんか?

書類が散乱している写真

片付けの仕事をさせていただくと、たくさんの書類が出てきます。それを、一つ一つ中身を見てチェックするのは、非常に時間がかかる大変な作業です。そうならない内に、なんとかしたいものですね。

(この記事は、2018年12月21日に公開した記事の修正版です)

記事の前半は「大事な書類、いらない書類の見分け方」、後半は「書類の整理方法」について解説しています。

1-1 ざっくり高速!大事な書類、いらない書類の見分け方

書類を溜めすぎてしまった場合、どこから手をつけたらいいかわからなくなってしまうことがあります。そんな時のために、ざっくり高速に、大事な書類、いらない書類を見分ける方法を解説します。

書類を分けている写真

次のようなご質問もいただきました。

一口に書類と言っても本当に様々なものがありますから、正直に言うと、とても書き切れるものではありません。

この記事では、ごく一般的な書類についてご説明します。

1-2 ざっくり!封筒に書かれた文字に注目する

郵便物の場合、封筒に書かれている文字でも、ある程度は大事な書類かどうかを見分けることができます。

転送不要などと書かれた封筒の写真

その一例をご説明します。

書留

書留は、郵便局員が手渡しで配達しますから、大事な書類の可能性が極めて高いです。一般書留、現金書留、簡易書留の3種類があります。

書留を見つけたら、必ず中身を確認しましょう。

転送不要

転送不要と書かれた郵便物は、宛名の人物がその住所に住んでいない場合、転送しないで差出人に戻されます。

キャッシュカードやクレジットカードなどの入った重要書類は、「転送不要」として取り扱われることが多いです。

内容証明

内容証明郵便とは、差出人、受取人、文書の内容、差出日・受取日を郵便局が証明してくれるものです。

重要書類と思って、間違いありません。

親展

「宛名の本人に読んでもらいたい」という意思を伝えるために、「親展」という言葉が書かれています。

重要な情報が書かれている可能性があります。

重要書類在中、請求書在中など

受取人に必ず読んで欲しい場合、「重要書類在中、請求書在中」などと書き、注意を促します。

必ず中身を確認しましょう。

封筒に書かれた文字で見分ける

これらは、差出人からの「読んでね」メッセージです。

「大事な書類、いらない書類の見分け方」の最初の一歩です。

1-3 ざっくり!封筒のイメージに注目する

郵便物が届くと、こんなイメージを持ちませんか?

この直感は、当たる確率がかなり高いです。

しかし、派手か地味かだけで大事な書類・いらない書類の判断をするのは、さすがに無謀すぎるので、少し掘り下げてみます。

派手な色使いのもの

「派手な色使いのもの」は、たいていはダイレクトメールです。

差出人がお店などで、封筒に「重要書類在中、請求書在中」などと書かれてなければ、いらない書類と判断して良いと思います。

ダイレクトメールの写真

せこい私は、郵便物が届くとお得な情報がないか念のためチェックしますが、残念ながらときめいたことはありません。

また、ダイレクトメールにお得な情報が書かれていたとしても、古いものには価値がありません。

地味な色使いのもの

「地味な色使いのもの」には注意が必要です。

市役所から送られてきた封筒の写真

国や地方公共団体、年金機構、銀行、クレジット会社、保険会社などからの封筒は、そんなに派手ではありません。

「何だよ〜、面倒だな〜!」と思っても、中身をチェックしてください。

1-4 細かく!種類別の見分け方

前のステップで、ざっくり仕分けたら、次は細かいチェックをします。

以下の内容は、あくまで私の判断基準です。自己責任でご利用くださるようお願いします。

ダイレクトメール、カタログ、チラシ

お得な情報が載っているから、とりあえず取っておこうと思っていませんか?

「とりあえず取っておく」を繰り返すと、大変なことになります。基本的に、全部捨てる方針で分けてみて、本当に特別なものだけを一時保管しましょう。

ダイレクトメール、カタログ、チラシを処分するだけで、相当スッキリするはずです。

レシート・領収書

レシート・領収書は、そんなに邪魔になるものではありませんが、財布の中やテーブルの上にたくさんのレシートがあると、運気もテンションも下がりそうです。

あとで必要になるかもしれないものを除き、家計簿に入力次第、すぐに処分しましょう。

レシート・領収書の判断基準は、比較的簡単ですね。

取扱説明書

ほとんどの取扱説明書はインターネットで読むことができますから、処分しても問題なさそうです。

取扱説明書の写真

私の場合、値段の高い製品・あまり流通していない製品の取扱説明書は取っておきますが、数万円以下のものは、すぐに捨てています。

クレジットカード利用明細

完璧にチェックしたいのなら、買い物をした時に受け取ったクレジットカードのレシートと、毎月送られてくる利用明細を照合し、さらに引き落とされた金額と照合するというステップだと思います。

私は、利用明細に変なものが書かれてなければ、すぐに捨てます。

給与・賞与明細、源泉徴収票

賃金の未払い請求の時効が2年なので、給与・賞与明細は、2年間は保管した方が良いでしょう。

給与明細の写真

源泉徴収票は、確定申告の関係から5年間分はとっておいた方が良いと思いますが、一生分取っておいても、それほど場所を取るわけではありません。私は、永久保管扱いにしています。

通帳

古い通帳を取っておいても、ほぼ見直すことはありません。

古い通帳の写真

私は、2世代前の通帳まで取ってあり、それ以前のものはすべて処分しています。

入出金履歴を発行してくれるサービスもありますから、心配な方は、事前に取引銀行に確認しておくと良いでしょう。

その他の重要書類

保険証券、年金手帳、マイナンバー、土地建物の権利書(登記識別情報)、不動産売買の契約書などの証書や契約書は、永久保管扱いにします。

保険証書、年金手帳の写真

また、税金・年金の通知書、年末調整の時に必要な書類、介護施設の利用実績などは、一時保管とします。

手紙、ハガキ

手紙やハガキは、特別なものを除き、なるべく処分したいところです。

心配な場合は、写真を撮っておけば捨ててしまっても安心です。

学校関係の書類

・催し物のお知らせは、用事が済むまで保管します。

・内容がわかれば良いものについては、読み終わったら処分します。

・テストは、すべて保管しておくと大変なことになります。学期ごと、学年ごとに、まとめて処分する方法はいかがでしょうか。

・通知表は大した量ではないので、捨てなくても良いと思いますが、本人が捨てて欲しいと思っているケースも多そうです。

1-5 書類の見分け方 まとめ

たくさん溜めてしまった書類を何とかしようと思うのであれば、今まで捨てられなかった理由を明らかにしておく必要があります。

案外「③お得な情報が載っているから」と「④面倒だから」が主な原因になっているような気がしますが、いかがでしょうか?

逆に言えば、その二つをクリアすれば、かなり書類を減らせます。

ちょっと経験を重ねれば「大事な書類、いらない書類」を簡単に見分けられるようになるはずです。ぜひ、チャレンジしてみてください。

2-1 ズボラ書類整理方法_手紙、ハガキなど…

ここからは、書類の整理方法についてご説明します。

2-2 書類をためないようにするためのルール

郵便物が届くなりして書類が手元に来たら、すぐ開封し、いらないものはすぐ処分します。取っておくものは、すぐ分類して保管しましょう。

郵便物を開封しようとしている写真

すぐやれば、5分もかからないで終わることが、後でまとめてやろうと思ってほうっておくと、整理しなければならない書類だらけで、やり切れなくなってしまいます。

時間が経てば経つほど嫌になります。書類整理は「すぐやる」がポイントです。

超ズボラな私は、気を抜くと大変なことになるのがわかっているので、「書類整理はその日の内に」というルールを作り、長年守っています。

2-3 準備するもの、使い方

書類整理には、2種類のものを準備すればOKです。

書類用の引き出し

書類にはいろいろな種類があるので、ある程度は分類して保管する必要があります。そんな時、書類用の引き出しがあると便利です。では、何段くらいの引き出しがあれば良いのでしょうか?

それは、どの程度の書類を取っておきたいか、どのくらい細かく分類したいかによって変わります。

ちなみに我が家では…

一時保管書類を入れる引き出しの写真

汚い引き出しは、ズボラの証拠です。(^^)この引き出しを一人1個持っています。

これには、年賀状や保険の通知書など、毎年中身が入れ替わるものを入れています。一時保管引き出しです。この引き出しがいっぱいになったら、整理します。新しい引き出しを追加で買うようなことは、絶対にしません。

また、ほぼ入れ替えの必要がない重要書類は、大雑把な分類で引き出しに入れています。こちらは、基本的に永久保管引き出しです。

永久保管書類を入れる引き出しの写真

クリアファイル

契約書・保証書などを入れるクリアファイルは必需品です。ファイルごとに分類しておくと、すぐに探し物を見つけ出すことができます。

クリアファイルの写真

書類整理をするといっても、あまり特別なものは買わず、なるべく家にあるもので済ますようにしましょう。

おおげさに考えすぎると、書類の整理がつらいものになってしまいます。

気楽に始めるのがコツです。

2-4 書類整理の手順

(1)開封、処分

開封して不要になるもの、例えば封筒やビニール包装は速攻で捨てます。中身を見てから、もう一度封筒の中に入れるのは、特別に大切なもの以外は基本的にNGです。なぜなら、またいつか中身を見なければいけないものを封筒に入れるのは無意味だし、整理する気持ちがなくなってしまうからです。

中身も要らなければ、もちろんすぐ捨てます。

郵便物を中身を出しているところの写真

(2)返事や手続きなど、何らかのアクションが必要なもの

返事を書かなければいけない手紙、手続きが必要な書類は、目立つ場所に置いておきます。

自分専用の未処理箱のようなものを準備して、その中に入れておくと良いかもしれません。その上で、ToDoリストを書いておくとベストです。

私の場合は、自分専用の小さな机の上に置いておきます。

未処理書類の置き場所の写真

何か特別な仕組みを作らなくても、早く処理しなければ、という気持ちになることができています。

(3)内容を確認するだけで、保管しなくても良いもの

内容を確認するだけでよいものは、確認したらすぐに捨てましょう。念のため、スマホで写真を撮っておけば安心です。

単純なカメラアプリでは検索ができないので、Google Keepというアプリを使うと便利です。Google Keepの使い方は、この記事の最後に書いておきます。

スマホにインストールしたGoogle Keepの写真1

内容を確認するだけでよい書類か、あるいは保管が必要な書類かは、人によってずいぶん判断が分かれると思います。例えば、クレジットカードの利用明細は引き落としが済むまでとっておくという人もいれば、私のように金額をみたら速攻で捨てる人もいるでしょう。その人、その人で捨てる基準は違っても良いのですが、なるべく捨てるものが多くなるよう、努力してみてください。

逆に、捨てすぎる傾向のある人は(私のように)、本当に捨てても良いか、しっかり確認してから捨てましょう。

書類を見ている人の写真

(4)保管が必要なもの

税金の通知書、年末調整の時に必要な書類、保険の契約書などの保管が必要な書類は、一時保管のもの、永久保管のものに分類して保管します。

書類を引き出しに入れているところの写真

2-5 手紙、ハガキの整理

手紙やハガキは、たいていの場合、あとで見返すことはありません。特別にとっておきたいものを除き、なるべく処分したいところです。

Google Keepで写真を撮っておけば、処分しても、後で簡単に見ることができます。

ただし、年賀状は1年間分をまとめて保管しておいたほうが、翌年に年賀状を書く時に便利だと思います。

年賀状を1年分まとめたところの写真

2-6 Google Keepの使い方(スタッフ秘蔵画像で検証)

Google Keepは、パソコン、スマホで使える多機能メモアプリです。

通常のメモとして使えるのはもちろんのこと、画像の中に含まれる文字や音声ファイルも文字認識してくれるので、とても便利です。

文字の認識精度を中心に、Google Keepの使い勝手を調べてみました。

スマホにインストールしたGoogle Keepの写真2

Google Keepに画像を登録する

Google Keepに画像を登録するのは、とても簡単です。

アプリを開きます。

スマホにインストールしたGoogle Keepの写真3

一番右下、四角の枠に山2つのアイコンをクリックします。

Google Keepの画像登録の写真

この場で写真を撮って登録するか、すでに撮影済みの写真を登録するか、どちらかを選べばOKです。

文字認識は自動でしてくれます。

写真の文字認識の精度を検証する

検証を進める段階で、手書き文字と縦書き文字にはあまり強くないことがわかりましたので、その解決策は後ほどお話しします。

最初から難易度の高いワードに挑戦してみます。

無事に検索できるかな?ドキドキ!

「可愛いおじさん」で検索

可愛いおじさんの写真

おお!出てきた!

何の問題もなく表示されました。素晴らしい。

次は、「やっさん」で検索

やっさんの写真

「縛り」でも問題なくヒット!

すごいぞ、やっさん!

よし、こうなったら都市伝説「小さいおじさん」で検索してみます。

小さいおじさんの写真1

やっぱりいたんだ、小さいおじさん。

でも、あんまり可愛くない。

片付けの業者らしいワードにも挑戦してみます。

「サッシ掃除」で検索

小さいおじさんの写真2

小さいおじさん、お前も働けよ!

では、今回の一番の問題作。

「かよわい」で検索

かよわい力士の写真1

「かよわい」は問題ありませんでしたが、「かよわい力士」では検索できませんでした。

中野の見事なまでの「かよわい力士」ぶりがわからないとは!まだまだだな、Google Keep。

写真をよく見ろってば!

Google Keepの弱点を補う方法

技術力の高いGoogleのことですから、「かよわい力士」に関する問題を解決する日も近いでしょう。

しかし、縦書きや手書き文字の認識精度はまだまだな感じがしたので、その弱点を補う方法をご説明します。

①該当のメモを表示します。

Google Keepテキスト抽出の写真1

②写真の部分をタップ(クリック)します。

Google Keepテキスト抽出の写真2

③画面右上の「三つ並んだ点」をタップします。

Google Keepテキスト抽出の写真3

「画像のテキストを抽出」をタップします。

Google Keepテキスト抽出の写真4

あれ、一瞬「かよわい力士」で認識してるじゃんと思ったのですが、カタカナの「カ」でした。

「カ」を「力(ちから)」に直したら、検索できるようになりました。

2-7 まとめ

ここまできて、筆者はこの記事のもともとのテーマが何だったのか忘れてしまいましたが、Google Keepは、かなり楽しくて便利です。書類整理のお供に、ぜひお試しください。

かよわい力士の写真2

次の動画は、オフィスの書類整理の様子をコマ撮り風に可愛く仕上げました。

ご自宅の書類整理でも、参考にしていただけると思います。

3 スタッフがご質問にお答えします

「連続で集中して作業できる時間はどれくらいでしょうか?」というご質問をいただきました。

兼子

どのくらいでもイケます

竹内

半日、4時間は集中できます

岡本

約2時間。休憩までは集中してやります

宮井

およそ2時間くらいかと

中野

2時間くらい

2時間位作業したら、小休止する方が続けられると思います

安永

1時間弱。夏より冬の方が集中できます

小田

だいたい1時間くらいだと思います

「どのくらいでもイケます!!」という強者もいますが、集中できるのは、だいたい2時間くらいでしょう。

最後に、高橋の回答をご覧ください↓↓↓

室内は90分、海は120分

室内でも、海のように頑張って欲しいものだと思いました(´・ω・`)

次のブログには、廃棄寸前の100年前のオルガンが復活した様子を書きました。

ぜひ、ご覧ください。

廃棄寸前を救出!100年前の金魚オルガン復活物語

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