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2018-12-21

ズボラ書類整理・収納方法!手紙、ハガキ、契約書…

オフィスだけでなく家庭でも書類整理は悩みの種。次々と届く手紙やハガキなどの郵便物、たまり続ける領収書やレシート、電化製品のマニュアルなどなど、「もうやめて〜」という気持ちになりませんか?

片付けの仕事をさせていただくと、たくさんの書類が出てきます。それを、一つ一つ中身を見てチェックするのは、非常に時間がかかる大変な作業です。そうならない内に、なんとかしたいものですね。

書類が散乱している写真

今回の記事は、書類をためないようにする方法について書きましたが、すでにたまってしまった場合でも、応用できると思います。

書類をためないようにするためのルール

郵便物が届くなりして書類が手元に来たら、すぐ開封し、要らないものはすぐ処分します。取っておくものは、すぐ分類してしまいましょう。

郵便物を開封しようとしている写真

すぐやれば、5分もかからないで終わることが、後でまとめてやろうと思ってほうっておくと、整理しなければならない書類だらけになり、やがてやれなくなってしまいます。

時間が経てば経つほど嫌になります。書類整理は「すぐやる」がポイントです。

超ズボラな私は、気を抜くと大変なことになるのがわかっているので、「書類整理はその日の内に」というルールを作り、長年守っています。

準備するもの、使い方

書類整理には、2種類のものを準備すればOKです。

書類用の引き出し

書類にはいろいろな種類があるので、ある程度は分類して保管する必要があります。そんな時、書類用の引き出しがあると便利です。では、何段くらいの引き出しがあれば良いのでしょうか?

それは、どの程度の書類を取っておきたいか、どのくらい細かく分類したいかによって、必要な段数は変わります。

ちなみに我が家では…

一時保管書類を入れる引き出しの写真

汚い引き出しは、ズボラの証拠です。(^^)この引き出しを一人1個持っています。

これには、年賀状や保険の通知書など、毎年中身が入れ替わるものを入れています。一時保管引き出しです。この引き出しがいっぱいになったら、整理します。新しい引き出しを追加で買うようなことは、絶対にしません。

また、ほぼ入れ替えの必要がない重要書類は、大雑把な分類で引き出しに入れています。こちらは、基本的に永久保管引き出しです。

永久保管書類を入れる引き出しの写真

クリアファイル

契約書・保証書などを入れるクリアファイルは必需品です。ファイルごとに分類しておくと、すぐに探し物を見つけ出すことができます。

クリアファイルの写真

書類整理をすると言っても、あまり特別なものは買わず、なるべく家にあるもので済ますようにしましょう。おおげさに考えすぎると、書類の整理はつらいものになってしまいます。気楽に始めるのがコツです。

書類整理の手順

(1)開封、処分

開封して不要になるもの、例えば封筒やビニール包装は速攻で捨てます。中身を見てから、もう一度封筒の中に入れるのは、特別に大切なもの以外は基本的にNGです。なぜなら、またいつか中身を見なければいけないものを封筒に入れるのは無意味だし、整理する気持ちがなくなってしまうからです。

中身も要らなければ、もちろんすぐ捨てます。

郵便物を中身を出しているところの写真

(2)返事や手続きなど、何らかのアクションが必要なもの

返事を書かなければいけない手紙、手続きが必要な書類は、目立つ場所に置いておきます。自分専用の未処理箱のようなものを準備して、その中に入れておくと良いかもしれません。その上で、ToDoリストを書いておくとベストです。

私の場合は、自分専用の小さな机の上に置いておきます。

未処理書類の置き場所の写真

何か特別な仕組みを作らなくても、早く処理しなければ、という気持ちになることができています。

(3)内容を確認するだけで、保管しなくても良いもの

内容を確認するだけでよいものは、確認したらすぐに捨てましょう。念のため、スマホで写真を撮っておけば安心です。

単純なカメラアプリでは検索ができないので、Google Keepというアプリを使うと便利です。Google Keepの使い方は、この記事の最後に書いておきます。

スマホにインストールしたGoogle Keepの写真1

内容を確認するだけでよい書類か、あるいは保管が必要な書類かは、人によってずいぶん判断が分かれると思います。例えば、クレジットカードの利用明細は引き落としが済むまでとっておくという人もいれば、私のように金額をみたら速攻で捨てる人もいるでしょう。その人、その人で捨てる基準は違っても良いのですが、なるべく捨てるものが多くなるよう、努力してみてください。

逆に、捨てすぎる傾向のある人は(私のように)、本当に捨てても良いか、しっかり確認してから捨てましょう。

書類を見ている人の写真

(4)保管が必要なもの

税金の通知書、年末調整の時に必要な書類、保険の契約書などの保管が必要な書類は、一時保管のもの、永久保管のものに分類して保管します。

書類を引き出しに入れているところの写真

手紙、ハガキの整理

手紙やハガキは、たいていの場合、あとで見返すことはありません。特別にとっておきたいものを除き、なるべく処分したいところです。Google Keepで写真を撮っておけば、処分しても、後で簡単に見ることができます。

ただし、年賀状は1年間分をまとめて保管しておいたほうが、翌年に年賀状を書く時に便利だと思います。

年賀状を1年分まとめたところの写真

Google Keepの使い方(スタッフ秘蔵画像で検証)

Google Keepは、パソコン、スマホで使える多機能メモアプリです。

通常のメモとして使えるのはもちろんのこと、画像の中に含まれる文字や音声ファイルも文字認識してくれるので、とても便利です。

画像の中に含まれる文字の認識精度を中心に、Google Keepの使い勝手を調べてみました。

スマホにインストールしたGoogle Keepの写真2

Google Keepに画像を登録する

Google Keepに画像を登録するのは、とても簡単です。

アプリを開きます。

スマホにインストールしたGoogle Keepの写真3

一番右下、四角の枠に山2つのアイコンをクリックします。

Google Keepの画像登録の写真

この場で写真を撮って登録するか、すでに撮影済みの写真を登録するか、どちらかを選べばOKです。

文字認識は自動でしてくれます。

写真の文字認識の精度を検証する

検証を進める段階で、手書き文字と縦書き文字にはあまり強くないことがわかりましたので、その解決策は後ほどお話しします。

最初から難易度の高いワードに挑戦してみます。

無事に検索できるかな?ドキドキ!

「可愛いおじさん」で検索

可愛いおじさんの写真

おお!出てきた!

何の問題もなく表示されました。素晴らしい。

次は、「やっさん」で検索

やっさんの写真

「縛り」でも問題なくヒット!

すごいぞ、やっさん!

よし、こうなったら都市伝説でも検証してみます。

「小さいおじさん」で検索

小さいおじさんの写真1

やっぱりいたんだ、小さいおじさん。

でも、あんまり可愛くない。

片付けの業者らしいワードにも挑戦してみます。

「サッシ掃除」で検索

小さいおじさんの写真2

小さいおじさん、お前も働けよ!

では、今回の一番の問題作。

「かよわい」で検索

かよわい力士の写真1

「かよわい」は問題ありませんでしたが、「かよわい力士」では検索できませんでした。

中野の見事なまでの「かよわい力士」ぶりがわからないとは!まだまだだな、Google Keep。

写真をよく見ろってば!

Google Keepの弱点を補う方法

技術力の高いGoogleのことですから、「かよわい力士」に関する問題を解決する日も近いでしょう。

しかし、縦書きや手書き文字の認識精度はまだまだな感じがしたので、その弱点を補う方法をご説明します。

1、該当のメモを表示します。

Google Keepテキスト抽出の写真1

2、写真の部分をタップ(クリック)します。

Google Keepテキスト抽出の写真2

3、画面右上の「三つ並んだ点」をタップします。

Google Keepテキスト抽出の写真3

「画像のテキストを抽出」をタップします。

Google Keepテキスト抽出の写真4

あれ、一瞬「かよわい力士」で認識してるじゃんと思ったのですが、カタカナの「カ」でした。

「カ」を「力(ちから)」に直せば、検索できるようになります。

まとめ

ここまできて、筆者はこの記事のもともとのテーマが何だったのか忘れてしまいましたが、Google Keepは、かなり楽しくて便利です。書類整理のお供に、ぜひお試しください。

かよわい力士の写真2

最後までお読みいただき、ありがとうございました。


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